Das Max-Planck-Institut für extraterrestrische Physik (MPE) in Garching bei München ist mit seinen Arbeitsbereichen Infrarot- und Submillimeter-Astronomie, Hochenergie-Astronomie, Optische und Interpretative Astronomie und Zentrum für astrochemische Studien weltweit führend auf dem Gebiet der bodengebundenen und weltraumgestützten experimentellen Astronomie.

Zur Unterstützung unserer laufenden Projekte und des Sekretariates in der Hoch Energie Abteilung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in Vollzeit eine/n Assistenz bzw. Fremdsprachensekretär*in (m/w/d) - Kennziffer 14/2024.

Erwünscht ist eine teamfähige, flexible, kreative und belastbare Persönlichkeit mit Organisationstalent und guten interpersonellen Kommunikationsfähigkeiten sowie der Fähigkeit, selbständig Problemlösungen zu erarbeiten.

Ihre Aufgaben

• Abwicklung der Korrespondenz in Deutsch, Englisch und weiteren Sprachen
• Terminplanung und -überwachung
• Organisation und Planung von In- und Auslandsreisen
• Organisation, Planung und Durchführung von Veranstaltungen wie Projektmeetings, Tagungen und (Tele-) Konferenzen
• Pflege von Mitglieder- und Mailinglisten
• Gästebetreuung/ vorbereitende Arbeiten zur Einreise von Gästen und neuen Kollegen der Abteilung aus dem europäischen Ausland sowie Drittstaaten
• Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben und administrative Aufgaben zur Unterstützung der Projektleiter

Ihr Profil

• Ausbildung zur/m Fremdsprachensekretär/in, Bürokaufrau oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise in Wissenschaftseinrichtungen oder Forschungsorganisationen
• Nachgewiesene ausgezeichnete Englisch- und Deutschkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse in den gängigen Büro-IT-Anwendungen (MS Word, Powerpoint, Excel)
• Sehr gute kommunikative Fähigkeiten

Unser Angebot

• arbeiten in einem internationalen Umfeld an einem der führenden Forschungsinstitute auf dem Gebiet der Astronomie
• gute Arbeitsatmosphäre in einem motivierten, leistungsorientierten und multiprofessionellen Team
• transparente Bezahlung nach dem TVöD-Bund (Einstufung abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung) mit allen Leistungen des öffentlichen Dienstes, wie z.B. eine attraktive Altersvorsorge (VBL) und einer garantierten Jahressonderzahlung
• gezielte Einarbeitung von erfahrenen Kolleg*innen
• interne und externe Fort- und Weiterbildungen nach den individuellen Bedürfnissen
• bei Bedarf vorübergehend Bereitstellung einer Wohnung
• Unterstützung bei der Suche nach Kinder- und Angehörigenbetreuung
• eine private Unfallversicherung innerhalb eines Rahmenvertrags für alle Mitarbeiter*innen
• gute Erreichbarkeit mit dem ÖPNV (U-Bahn und Bus)
• einen Zuschuss zum Isar-Card-Job Ticket und dem Deutschlandjobticket
• Kantine in unmittelbarer Nähe. Weitere Verpflegungsmöglichkeiten in der Umgebung.

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle. Informationen über die Arbeit des Max-Planck-Instituts für extraterrestrische Physik finden Sie auch im Internet unter MPE.

Ihre Bewerbung

Haben wir Ihr Interesse geweckt, dann freuen wir uns über Ihre vollständige Onlinebewerbung bis zum 24. Juli 2024.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Ferner will die Max-Planck-Gesellschaft den Anteil an Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden deshalb ausdrücklich aufgefordert, sich zu bewerben.